Tính năng và lợi ích hệ thống quản lý tài liệu doanh nghiệp
Tính năng và lợi ích hệ thống quản lý tài liệu doanh nghiệp
Đơn giản sử dụng, truy xuất, xem tài liệu, tải về máy

Company Document Management hoạt động thay thế cho hệ thống quản lý file chia sẻ trong nội bộ doanh nghiệp. Khác với hệ thống quản lý file dựa trên nền tảng các máy tính clients-server đòi hỏi doanh nghiệp đầu tư máy chủ trung tâm đủ mạnh để lưu trữ tài liệu, CDM là nơi lưu trữ dữ liệu tập trung cho doanh nghiệp và cho phép tất cả nhân sự trong doanh nghiệp có thể truy xuất mà không cần am hiểu về kỹ thuật như các hệ thống lưu trữ truyền thống, chỉ cần có kết nối mạng và trình duyệt.

Với một tài khoản được cung cấp, nhân sự trong doanh nghiệp hoàn toàn có thể truy xuất đến tài liệu họ được cấp phát và sử dụng theo cách tự nhiên nhất. Người dùng có thể xem hầu hết các tài liệu trực tiếp ngay trong phần mềm, hoặc tải về máy sử dụng.

Lưu trữ mọi loại file

Company Drive cho phép lưu trữ tất cả các loại file, từ các file tài liệu cho đến các loại file đa phương tiện, hay các file cài đặt (.exe) đều có thể lưu trữ.

Phân quyền phạm vi dữ liệu linh hoạt, khoa học và chặt chẽ

Hệ thống phân quyền dữ liệu CDM được thiết kế cực kỳ khoa học tương đương với hệ thống phân quyền của hệ thống quản lý files của hệ điều hành; điều đó có nghĩa nhà quản trị có thể phân quyền chính xác nơi nào tất cả mọi người có thể tiếp cận, đâu là nơi dành cho phòng kinh doanh (hay phòng chức năng) hoặc đâu là nơi một nhóm nhân sự trong doanh nghiệp có thể truy xuất.

Người sử dụng thuộc (những) phòng ban nào thì tiếp cận với đúng dữ liệu trong phạm vi của mình, đồng thời có những quyền hạn tương ứng.

Xem và tương tác trực tiếp trên tài liệu

CDM hỗ trợ xem trực tiếp hầu hết các định dạng tài liệu trên hệ thống (Office files, Graphics, Media...), bạn dễ dàng xem các tài liệu .docx, doc, .xlsx, .xls, pdf, pptx, ppt, pst, png, jpg, wmv, mp4... bằng trình xem tài liệu chỉ với 1 click chuột.

Hơn thế nữa, CDM còn cho phép người dùng tương tác góp ý, đánh giá trên từng tài liệu giúp mọi người cùng xây dựng tài liệu cho doanh nghiệp bên cạnh những tính năng tiện ích khác như chuyển đổi màu sắc trạng thái của tài liệu.

Quản lý phiên bản 

Cơ chế quản lý phiên bản đảm bảo file được theo dõi khi được cập nhật đảm bảo không thất thoát dữ liệu, đồng thời cho phép khôi phục khi cần.

Mở rộng không giới hạn

Đây là đặc điểm hết sức quan trọng của một hệ thống tài liệu, hãy hình dung nếu bạn lưu trữ trên máy chủ, tuy nhiên ổ cứng của máy chủ thì có hạn. Company Drive cho phép bạn mở rộng ở mức không giới hạn theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp. Bạn không còn sợ một ngày nào đó không còn đủ không gian lưu trữ tài liệu của doanh nghiệp mình.

Truy xuất từ bất kỳ nơi đâu

Chỉ cần có kết nối internet và trình duyệt, người dùng hoàn toàn có thể truy cập vào hệ thống dữ liệu doanh nghiệp và tác nghiệp.

Bảo mật tài liệu mức độ cao

Dữ liệu được bảo mật bằng cơ chế phân quyền linh động đảm bảo nhân sự chỉ truy cập vào đúng phạm vi được cấp phát. Bên cạnh đó, dữ liệu doanh nghiệp được lưu trữ theo nhiều cơ chế khác nhau giúp doanh nghiệp thực sự kiểm soát được tài liệu của doanh nghiệp.