Đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, do chưa có nhiều ngân sách đề đầu tư một giải pháp lưu trữ dữ liệu lớn và toàn diện, vì thế để bảo đảm an toàn dữ liệu, các doanh nghiệp cần một giải pháp lưu trữ an toàn, cho phép truy cập đám mây với khả năng sao lưu tại chỗ và có thể mở rộng đủ mạnh để đáp ứng nhu cầu hiện tại, nhưng cũng có thể phát triển và thích ứng với nhu cầu của tương lai.

Những doanh nghiệp SME thường hoạt động theo mô hình tinh gọn, mỗi nhân viên sẽ có khả năng phụ trách đồng thời nhiều mảng khác nhau. Việc kiêm nhiệm này có thể tạo thêm tinh thần làm việc cho nhân viên và phát huy tác dụng trong việc thu hút thêm khách hàng mới, nhưng không mang lai hiệu quả trong việc quản lý và bảo mật dữ liệu. Trên thực tế, viêc lưu trữ, quản lý và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm của công ty là cả một quá trình phức tạp, đặc biệt là khi mở rộng thêm nhân sự hay không có sẵn phòng IT chuyên quản lý dữ liệu.

Vậy giải pháp nào dành cho các doanh nghiệp SME Việt nam? ​​Dưới đây là các bước mà một doanh nghiệp SME nên làm để duy trì một hệ thống quản lý tập tin tương thích, nhanh và mạnh.

Xác định nhu cầu

Doanh nghiệp cần xác định lại nhu cầu của mình bằng các câu hỏi như:

-         Nhân viên kinh doanh có cần truy cập dữ liệu khi đang ở ngoài công ty không?

-         Nhân viên chăm sóc khách hàng có thể duyệt toàn bộ hồ sơ khách hàng vào bất cứ lúc nào dù ở công ty hay ở nhà không?

-         Không phải thông tin nào của doanh nghiệp cũng có thể đưa công khai lên website, vậy các nhân sự của bạn có cần có một nơi để tìm hiểu mọi thông tin trong doanh nghiệp mình đang làm việc?

-         Xác định ai ở bộ phân nào truy cập dữ liệu nào, cần nắm những thông tin chung và riêng nào của doanh nghiệp?

-         Việc quản lý tập tin sẽ do những ai phụ trách và chịu trách nhiệm thế nào cho việc sao lưu dữ liệu?

-         Ai có quyền truy cập những thông tin nhạy cảm nhất?

-         …

Nếu bạn xác định rõ nhu cầu của doanh nghiệp mình, bạn sẽ thấy được mức độ quan trọng và tính cấp thiết của việc cần có một hệ thống lưu trữ mạnh mẽ, được phân quyền và tuyệt đối bảo mật.

Thiết lập một giải pháp lưu trữ dữ liệu có hệ thống cho doanh nghiệp

Một hệ thống đơn giản với chi phí hợp lý, cho phép người dùng chia sẻ và truy cập tập tin, phương tiện truyền thông từ nhiều máy tính và thiết bị là một giải pháp tối ưu. Thay vì nhiều dây nhợ kết nối lằng nhằng, người dùng có thể truy cập dữ liệu qua đám mây cá nhân của doanh nghiệp thông qua hệ thống Wi-Fi và vẫn có thể sao lưu dữ liệu tại chỗ.

Hệ thống cần phải đáp ứng khả năng không chỉ cho phép doanh nghiệp lưu trữ dữ liệu một cách có hệ thống, khoa học theo từng cá nhân, từng phòng ban mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp hoạt động bài bản và tự động. Người dùng chỉ cần một tài khoản duy nhất để truy xuất dữ liệu thông qua hệ thống mạng internet là có thể chủ động nắm bắt được mọi thông tin trong doanh nghiệp của mình.

Phân quyền và quản lý truy cập của người dùng

Khi lưu trữ những dữ liệu quan trọng, việc bảo mật và giới hạn quyền truy cập là việc vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần triển khai một hệ thống lưu trữ cho phép người quản lý có thể cấp quyền truy cập cho những ai cần và hủy bỏ quyền của những ai không còn nhiệm vụ.

Người truy cập nên được mô tả chi tiết trong bản kế hoạch, do đó nhân viên biết chính xác nơi nào để lưu hay tìm thấy những dữ liệu họ cần. Khi nhân viên mới đến, nhân viên cũ đi, cần đảm bảo rằng quản lý vẫn duy trì kiểm soát tất cả dữ liệu của mình. Khi một nhân viên nghỉ, cần khóa quyền truy cập ngay lập tức. Còn khi có nhân viên mới, nên dành thời gian để xem lại các chính sách và kỳ vọng phù hợp cho nhân viên để xử lý dữ liệu và thông tin của công ty.

Xây dựng cấu trúc và đặt tên thư mục

Việc xây dựng cấu trúc và cách đặt tên cho thư mục là để giữ cho hệ thống lưu trữ tập trung được tổ chức mạch lạc, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy. Những tên gọi chung chung như "Thư mục A" hay "Tổng hợp B",… sẽ gây rất nhiều khó khăn khi tìm kiếm một tài liệu nào đó giữa hàng trăm văn bản. Hãy đặt tên cho các tập tin một cách ngắn gọn nhưng phải rõ nghĩa.

Để có thể kiểm soát các tập tin này, hãy đề ngày và nguồn do ai tạo ra, điều này cho phép biết ai đã cập nhật văn bản vào lúc nào. Thư mục mô tả cũng sẽ giúp người quản lý và team của mình có thể điều hướng nhanh chóng. Chỉ định và phân quyền thư mục nào chứa văn bản về tài chính, sales và hành chính dễ dàng tìm kiếm dữ liệu.

Thực tế đã chứng minh, lưu trữ dữ liệu doanh nghiệp là một trong những mối quan tâm nhiều nhất của doanh nghiệp trong quá trình phát triển, bởi khi được thực hiện đúng cách, sẽ tiết kiệm doanh nghiệp hàng ngàn đô la và nhiều giờ làm việc.

Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý dữ liệu một cách có hệ thống đáp ứng những yêu cầu như trên thì Compnay Drive là lựa chọn tối ưu nhất, bởi đây là giải pháp giúp bạn giải quyết mọi vấn đề, từ việc Thiết lập một giải pháp lưu trữ dữ liệu có hệ thống cho doanh nghiệp, phân quyền và quản lý truy cập của người dùng, Xây dựng cấu trúc và đặt tên thư mục,… Hơn nữa, Company Drive còn hỗ trợ để doanh nghiệp của bạn hoạt động tự động và bài bản.

Hãy gọi đến số 0466.73.9090 để được tư vấn.